Onko uuden CRM-järjestelmän aika? – Osa 2

Mitä pitää ottaa huomioon uutta CRM-järjestelmää valittaessa?

Parhaat ratkaisut ovat niitä, joissa löydät tasapainon käytön ja raportoinnin välillä. Raportointi on tärkeää, mutta jos tämä tarkoittaa sitä, että yksittäisen käyttäjän päivittäisestä työstä tulee hankalaa ja epäloogista vaikutus on negatiivinen. Järjestelmää ei silloin käytetä ja raportitkin ovat virheellisiä tai ne puuttuvat kokonaan. Toisaalta jos järjestelmää ei ole mukautettu raportointiin, CRM:ää käytetään ilman todellista tavoitetta tai tarkoitusta, vaikutus puuttuu ja suuri osa työstä on yhä Excelissä.

Ennen uuden CRM-järjestelmän valintaa:

1. Kerää ja kokoa tarpeita, ajatuksia ja palautetta yrityksen eri osastoilta tavoitteenasi ymmärtää, mitä järjestelmän on tarkoitus ratkaista haasteisiin/tarpeisiin. Kohdista ja priorisoi nämä riippumatta siitä, ovatko ne "kivoja" tai "pakollisia”.
   
   
2. Toimiva tapa tulevalle CRM-toimittajallesi (ja myös omalle organisaatiollesi) yhteisymmärryksen saamiseksi, on visualisoida prosessi tai prosessit esimerkiksi jonkinlaisessa vuokaaviossa (Powerpoint toimii hyvin, mutta voit myös etsiä vuokaavio-ohjelmia googlettamalla sanalla " flowcharts ").
   
   
3. Valitse kohtuullinen määrä potentiaalisia toimittajia (3 on hyvä määrä), jotka sopisivat mielestäsi toimittamaan etsimäsi järkevästi sopivin kustannuksin.
4. Mieti myös kolme kriittisintä tarpeita, jotka järjestelmän on ratkaistavat. Useiden järjestelmien esittelyn jälkeen haasteena on, että syntyy uusia tarpeita - mutta ne eivät ehkä kuitenkaan ole välttämättömiä.
   
   
5. Lähetä dokumentaatio ja keskustele toimittajien kanssa, seuraa määritelmistä tehy demoesitys ja miksi et myös koekäyttäisi järjestelmää maksuttoman kauden ajan.

Muita asioita, joita on tärkeää seurata uuden toimittajan valinnassa, ovat:

1. Miltä lisenssi ja maksumalli näyttävät? Poikkeaako ensimmäinen vuosi seuraavasta?
2. Mitkä ovat kustannukset ja tilanteet, joissa niitä syntyy?
3. Miltä sopimuskaudet ja irtisanomisajat näyttävät?
4. Miten toteutus tapahtuu, eli CRM-järjestelmän käytön aloitus ja määritys-, koulutus- sekä jatkokehitys? Mitä tämä maksaa ja mitä vaatimuksia toimittaja asettaa sinulle asiakkaana?
5. Onko integrointimahdollisuuksia tarjolla muiden järjestelmien kanssa?
6. Onko se verkkopohjainen vai tarvitsenko oman palvelimen?
7. Pääsemmekö järjestelmään ja tietoihin toimiston ulkopuolella?
8. Millaista tukea saatte käyttönne aikana?

On tietenkin monia tärkeitä osia, jotka on otettava huomioon, mutta yhdistämällä asiantuntemusta monelta eri osastolta ja ihmiseltä oman yrityksen sisällä - saadaan monia hyviä ja viisaita ajatuksia. Älä unohda nimetä projektipäällikköä ajamaan tehtävää maaliin.

Jos haluat tietää, miten CRM-toteutus webCRM:llä tehdään ja mitkä ovat kustannukset, voit olla meihin yhteydessä.
✅Ota yhteyttä: https://webcrm.com/fi/tietoja-meistae/yhteydenotto/